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今回のコラムは、「ウェブブース」。コロナ禍以降、一層オフィスマーケットに浸透した感のある「ウェブブース」について、フルクローズの個室型タイプに限定して、その失敗しない選び方を解説させていただきます。
ウェブブースは、「顧客とのオンラインMTGが、外部の雑音で集中できない」、「会議室が少人数で占有されてしまい足りなくなっている」などの課題を解決するソリューションとして好評を博しています。
また、成長途上の社員数の変動が激しい企業様には、短いタームでの移転がつきもの。移転時には、「造作したオフィスは原状回復してビルオーナーに返却、移転先の新オフィスでは改めてオフィスを造作する」ことが一般的ですが、そんなケースでもウェブブースは活躍。繰り返し解体・組立ができ長期的に使用可能なため、コストの圧縮に繋がります。もちろん、スクラップ＆ビルドをともなわないことは、地球環境にも貢献します。
なお、呼称については、プライベートブース、ソロブース、フォーカスブースなど、メーカーによって様々。
今回のコラムでは、検索キーワード最上位であり、導入理由（当社調べ）でもっとも多い「ウェブ会議のため」に合わせて、ウェブブースの呼称で統一してお送りします。
ウェブブースの市場の推移
2017年から日本国内で販売開始されたウェブブース。当初は、一部の大企業や、駅ナカの作業スペース（※利用時間に応じた従量課金制のサービス）として、少しずつ認知度を高めます。
2020年の新型コロナウイルス感染症の蔓延によって、一気にその存在は知られ販売台数が伸長。特にBtoBの取引においては、各企業は従業員の出社人数を制限したり、来客制限をしたりした影響で、従来のような対面での打ち合わせや商談を重ねることが困難になったことから、そのニーズが高まりました。
また、働き方改革が浸透したことでフリーアドレスを採用する企業が増加。そのような環境では、職種ごとに座席が固定されていないため、自席でオンラインMTGを実施するのは憚られがち。単独で複数利用可能な会議室を占領してしまう事象は非難の的になりました。
以下のグラフは、2020年から2026年のウェブブースの販売動向および将来予測のグラフです。
この市場分析によると、ウェブブースは、オフィス需要では現在の首都圏の大手企業から、中堅・中小企業へ、さらには地方都市の企業でも導入が進んでいるといいます。
また、大学構内でも、学生の就職活動時のオンライン面接用に設置したり、一部の集合住宅では、自宅内でテレワークを行なうことが難しい居住者向けに、共用部にブースを設置するケースまであるそう。
このように、ウェブブースの裾野も着実に広がりつつあります。
ウェブブースは、何を基準に選んだらいい？
2022年2月現在、ウェブブースは20社以上のメーカーからのリリースが確認できますが、スペックや機能、価格も様々。一体どのウェブブースを選んだらいいのか？というお悩みは日々当社にも寄せられています。オンラインMTG用途で利用されることが多いため、主に遮音性が求められますが、それ以外の軽視できないポイントも多数。
ここでは、4つのポイントから選定基準を整理していきます。
① ウェブブースの使われ方を想定する
最初に、ウェブブースの導入後、どのように利用されるのかを想定しておくことが非常に重要です。下記の中から、貴社の業務において可能性のある項目をチェックしてから検討することをおすすめします。
- ・Web会議で使用する
- ・電話等の通話で使用する
- ・短時間の集中業務で使用する
- ・長時間(約3時間以上)使用する
- ・プロジェクトルームとして使用する
利用者の業務範囲を想定し、それらの優先順位を付けておくことで、遮音性・居住性・機能・コストを比較し選択肢を絞っていくことが可能です。また、導入後のスムーズな運用、そして価値の最大化が見込めます。
② 設置環境を調査する
床荷重
ウェブブースには、300キロを超えるものも。床に敷設されたOAフロアには、あらかじめ「耐荷重」が設定されていて、設置不可能なケースや、荷重を分散させるための底板などを用意する場合があります。必ず確認するようにしましょう。
天井高
スプリンクラーがある場合、スプリンクラーヘッドの周囲には、水平方向30ｃｍ、垂直方向45ｃｍのスペースを空けるようにします。また、ウェブブースの設置作業ができるように、製品と天井との距離を一定以上開ける必要もあります。製品によって設置可能な最低天井高が異なりますので、事前に天井高寸法を確認しておくとよいでしょう。
目視確認
ウェブブースの外から内、内から外、双方向の視認性を確保することが求められます。火災など非常時であることを目視で確認できることが重要なポイントです。ウェブブースの設置場所を検討する際は注意しましょう。
非常警報設備
ウェブブース内では、非常警報装置のスピーカーからの警報音を聞き取れるようにすることが重要です。消防法では、ブース内で外部からの音が一定以上の音圧で聞こえる必要があるとしています。場合によっては設備の増設や移設を求められるケースも考えられますので、既存の警報設備を考慮しながらブースの設置位置を検討していきましょう。
③ 遮音性・吸音効果を把握する
ウェブブースにおいて、最も求められる機能である遮音性・吸音効果は、メーカーによって採用している方法や素材が異なるため、各メーカーでその体感値に違いがあります。
- ブース外の音を遮断する性能（外→内）
- ブース内の音が外に漏れない性能（内→外）
これらは混同しがちですが、別々の要素。想定する使われ方を踏まえて、どの程度の効果であれば要件を満たすのかを慎重に検討する必要があります。また、「設置環境を調査する」の項目でご紹介した通り、消防法が絡んでいるため、完全な防音は難しいのも事実です。とはいっても、出来るだけ遮音したいというのも本音かと思いますので、まずは販売店に連絡をし各メーカーのショールームに実際に足を運んで、体感してみることをおすすめします。
④ 正しくコスト比較する
20種類以上が販売されているウェブブースは、メーカー、スペック、オプション付加など、それらが価格を大きく変動させます。導入にあたっては、①～③の要点を整理し、選択可能な中からご予算と相談して決定しましょう。
また、あるメーカーで標準装備の機能が、他のメーカーではオプションとなっているケースも珍しくはありません。素材や機能、搬入費用までも確認し、比較してみるのが最良です。
以上が、ウェブブースを選定する際の4つのポイントですが、実際に導入する際にぜひ押さえておきたいことが「消防法」です。
個室には本来、火災や、火災発生時の延焼防止のために煙感知器やスプリンクラーヘッド、非常放送設備などが必要です。しかし、ウェブブースは、それらの免除条件があります。具体的な例を挙げると、
- 床面積が3㎡以下である
- ブースの天井および壁に不燃材料が使われている
- ブース外から、ブース内で発生した火災を目視等確認できること
- ブース内に自動消火装置が設置されていること
- 自動消火装置を定期的に点検し維持管理がされていること
などです。現時点では多くのメーカーがこれらの法規に沿った製品を展開していますが、ウェブブース設置の際は既存ビルの防災設備やスプリンクラーなどをふまえた設置計画が求められますので、導入検討時には有識者へ事前確認をしてください。販売会社へ相談をしながら進めるとよいでしょう。
ウェブブース導入までのスケジュールは？
ウェブブースは、コロナ禍にあっては特に各社からの導入意欲が高い製品。メーカーの在庫が常に潤沢にあるとは限りません。余裕をもって計画を立てる必要があります。一般的なスケジュールは、以下のとおり。
- ①販売店への相談（ヒアリング）
- ②有識者による設置場所の現地調査
- ③製品選定(ショールーム見学含む)
- ④社内稟議～発注
- ⑤設置に伴う管轄消防署への特例申請
- ⑥設置（納品）
コロナ禍の生産体制への影響もあり、2022年2月現在で、発注から納品までに1～2か月程度かかる製品も珍しくありません。検討初期段階から納品までは、2～3か月ほどかかる可能性がありますので、首尾よく進めていきましょう。
また、並行して導入後の運用方法を定めておくことも、混乱を低減する大事なポイント。
- 清掃等の衛生環境の維持方法を考えておく
- 設備予約の方法を定めておく
- 利用者に偏りが生じないようなルールを考案しておく
などが重要です。
まとめ
今回は、ウェブブースの選び方について、解説させていただきました。外観からは、デザイン性以外に大きな差異がなさそうに思われがちなウェブブースですが、実際には、非常に選択の幅の広い製品です。
本稿では、ウェブブースを選ぶ際の4つのポイントを整理しましたが、普段あまり意識しない要素も多く、混乱してしまうかもしれません。そんな方々のために、今回、当社のおススメするウェブブースの比較表を作成しました。ご覧になりたいかたは、以下のダウンロードフォームからリクエストください。
お急ぎのかたは、どうぞご遠慮なくお問い合わせください。弊社の担当者がお客様の用途に合わせて、ヒアリングから納品・運用まで丁寧にサポートさせていただきます。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
（著：FRS広報チーム）